Contratar una telesecretaria virtual es más fácil y más rápido de lo que la mayoría espera. No requiere instalación de hardware, no necesita formación técnica, no implica trámites laborales.
El proceso completo, desde el primer contacto hasta que la secretaria empieza a atender, suele tardar menos de 24 horas. Esta guía explica cada paso para que sepas qué preparar y qué esperar.
Paso 1: Define qué necesitas cubrir
Antes de contratar, clarifica qué función va a tener la telesecretaria en tu negocio. Las preguntas clave:
¿Cuántas llamadas recibes al mes?
Una estimación aproximada te ayuda a elegir el plan adecuado. Si recibes 20 llamadas al mes, el plan de pago por uso es más económico. Si recibes más de 40, los planes por volumen reducen el coste.
¿En qué horario necesitas cobertura?
Un servicio estándar cubre de 8:00 a 20:00h de lunes a viernes. Si necesitas cobertura en fin de semana o fuera de ese horario, consúltalo con el proveedor.
¿Qué quieres que haga la secretaria?
Solo atender y tomar datos. O también gestionar tu agenda. O filtrar llamadas comerciales. O transferirte urgencias. Cuanto más claro tengas esto, más útil será el protocolo.
¿Tienes un número fijo o usas el móvil?
Puedes configurar el desvío desde cualquier número. Si no tienes número fijo, el proveedor te puede asignar uno geográfico en exclusividad.
Paso 2: Elige el plan adecuado
Los servicios de telesecretaria como YoRespondo ofrecen tres modelos principales. Puedes ver el detalle completo en la página de precios:
| Plan | Cuándo elegirlo |
|---|---|
| Pago por uso (12€/mes) | Menos de 30–35 llamadas al mes. Máxima flexibilidad. |
| PYME (58€/mes) | Entre 30 y 60 llamadas al mes. Coste por llamada más bajo. |
| Volumen (98€/mes) | Más de 60 llamadas al mes. Ideal para clínicas, asesorías o inmobiliarias con tráfico elevado. |
Ningún plan tiene cuota de alta, fianza ni permanencia. Puedes cambiar de plan si el volumen cambia.
Si tienes dudas, empieza por el pago por uso. Siempre puedes escalar.
Paso 3: Define el protocolo de atención
El protocolo es la guía que usa la secretaria para gestionar cada llamada. Es la parte más importante del proceso y la que más influye en la calidad del servicio.
Un protocolo básico incluye:
Presentación:
“[Nombre de empresa], buenos días/tardes, ¿en qué le puedo ayudar?”
Datos que tomar siempre:
- Nombre y apellidos del llamante
- Número de teléfono de contacto
- Motivo de la llamada
Datos adicionales según el tipo de negocio:
- Clínicas: especialidad que busca, si es paciente habitual, si es urgencia
- Abogados: área jurídica, si es cliente actual, datos del asunto
- Inmobiliarias: si busca comprar/vender/alquilar, zona y presupuesto aproximado
- Asesorías: tipo de consulta (fiscal, laboral, contable), si es cliente habitual
Llamadas que gestiona directamente (sin pasarte):
- Comerciales y spam
- Consultas de información general (horario, ubicación, precios)
- Solicitudes de documentación rutinaria
Llamadas que te transfiere:
- Urgencias (define qué es urgencia para tu negocio)
- Clientes importantes que piden hablar contigo
- Cualquier llamada que no encaje en los criterios anteriores
Gestión de agenda (si aplica):
- Acceso a tu herramienta de calendario
- Disponibilidad horaria por profesional o servicio
- Política de confirmación y recordatorio
El protocolo se puede modificar en cualquier momento. No tienes que tenerlo perfecto desde el primer día.
Paso 4: Configura el desvío de llamadas
El desvío de llamadas es la parte técnica. El proveedor te da un número de destino y tú configuras el desvío desde tu operador actual.
La configuración más habitual:
- Desvío por no contestar: si no coges la llamada en 15–20 segundos, va a la secretaria
- Desvío por ocupado: si estás en otra llamada, la siguiente va directamente a la secretaria
Esta configuración cubre los dos casos más frecuentes: cuando no puedes coger el teléfono y cuando ya estás ocupado.
Cómo configurarlo: la mayoría de operadores permiten hacerlo desde la app de cliente web, la app móvil o mediante códigos USSD. El proveedor de telesecretaria te guía en el proceso específico de tu operador.
Tiempo de configuración: 5 minutos.
No necesitas cambiar de número ni de operador. El desvío es una función estándar de cualquier línea telefónica española.
Paso 5: Prueba el servicio antes de darlo por activo
Antes de publicar el número o de darlo a tus clientes, haz una prueba:
- Llama a tu propio número desde otro teléfono
- Deja que suene hasta que se active el desvío
- Verifica que la secretaria responde con el nombre correcto y el saludo que has definido
- Comprueba que recibes el aviso por email o SMS con los datos de la llamada
Si algo no funciona como esperas, contacta con el proveedor para ajustar el protocolo antes de que el servicio esté en producción.
Paso 6: Ajusta el protocolo con el uso
El protocolo rara vez es perfecto desde el primer día. Las primeras semanas revelan situaciones que no habías previsto: un tipo de llamada que no encajaba en ninguna categoría, una pregunta que la secretaria no sabía cómo responder, una urgencia que llegó cuando no debería.
La ventaja de una telesecretaria virtual bien configurada es que esos ajustes son fáciles y rápidos. No hay burocracia interna, no hay reunión de equipo. Actualizas el protocolo y el cambio está activo.
Cuánto tarda en estar operativo el servicio
| Fase | Tiempo estimado |
|---|---|
| Definición del protocolo | 10–15 minutos |
| Configuración del desvío | 5 minutos |
| Activación del servicio | Menos de 24 horas |
| Ajuste del protocolo tras primeras llamadas | Continuo, primeras 2 semanas |
¿Qué pasa si quiero cancelar?
Con YoRespondo, no hay permanencia. Puedes cancelar cuando quieras, sin penalización y sin trámites complejos. Los cuatro primeros meses son gratuitos, precisamente para que puedas probar el servicio sin riesgo.
Si cancelas, el desvío de llamadas vuelve a su estado original: tus llamadas te llegan directamente a ti.
Contratar una telesecretaria virtual es un proceso de 6 pasos que en la práctica tarda menos de un día. El trabajo real está en definir bien el protocolo: cuanto más claro sea lo que quieres que haga la secretaria, mejor funciona el servicio desde el primer momento.
No hay hardware, no hay trámites laborales, no hay permanencia. Si funciona, sigues. Si no, cancelas.
Preguntas frecuentes sobre cómo contratar una telesecretaria
¿Cuánto tiempo se tarda en tener el servicio funcionando?
Menos de 24 horas desde el primer contacto. Definir el protocolo lleva entre 10 y 15 minutos y configurar el desvío de llamadas, unos 5 minutos. El resto es activación por parte del proveedor.
¿Necesito cambiar de número de teléfono para contratar una telesecretaria?
No. Se configura un desvío de llamadas desde tu número actual (fijo o móvil) hacia el número que te asigna el proveedor. Mantienes tu número de siempre y no cambias de operador.
¿Qué necesito preparar antes de contratar el servicio?
Solo tener claro el protocolo básico: cómo quieres que se presente la secretaria, qué datos debe tomar en cada llamada y qué llamadas debe transferirte frente a las que puede resolver ella misma. El resto lo guía el proveedor durante el alta.
¿Hay permanencia mínima al contratar?
No. Con YoRespondo no hay permanencia, ni cuota de alta, ni fianza. Puedes cancelar en cualquier momento sin penalización, y los cuatro primeros meses son gratuitos para probar el servicio sin riesgo.
¿Puedo cambiar de plan después de contratar?
Sí. Si el volumen de llamadas cambia, puedes pasar del plan de pago por uso a PYME o Volumen (o al revés) sin coste adicional ni trámites complejos.
¿Qué pasa si el protocolo inicial no funciona bien?
Se ajusta sin coste ni burocracia. Las primeras semanas suelen revelar detalles que no se previeron al principio; basta con actualizar el protocolo con el proveedor y el cambio queda activo de inmediato.