El contestador autom\u00e1tico existe desde los a\u00f1os 80. La versi\u00f3n digital, el contestador autom\u00e1tico virtual, sigue siendo la herramienta m\u00e1s usada para gestionar llamadas cuando nadie puede cogerlas.<\/p>\n
El problema no es el contestador en s\u00ed. El problema es lo que pasa despu\u00e9s: el cliente cuelga sin dejar mensaje, o deja un mensaje que nadie escucha a tiempo, o llama a la competencia.<\/p>\n
Este post explica qu\u00e9 es un contestador autom\u00e1tico virtual, c\u00f3mo se configura y en qu\u00e9 momento deja de ser suficiente.<\/p>\n
Un contestador autom\u00e1tico virtual es un sistema que responde las llamadas entrantes de forma automatizada cuando no hay nadie disponible para cogerlas. A diferencia del contestador f\u00edsico cl\u00e1sico, funciona en la nube: no necesita hardware, se gestiona desde una aplicaci\u00f3n web o m\u00f3vil y puede activarse o desactivarse seg\u00fan el horario.<\/p>\n
La versi\u00f3n b\u00e1sica reproduce un mensaje grabado y ofrece la opci\u00f3n de dejar un mensaje de voz. Las versiones m\u00e1s avanzadas incluyen men\u00fas de opciones (IVR), transcripci\u00f3n autom\u00e1tica de mensajes y desv\u00edo condicional seg\u00fan el horario.<\/p>\n
Grabas o escribes el mensaje que escucha quien llama: “Gracias por llamar a [nombre de empresa]. En este momento no podemos atenderte. Deja tu nombre y n\u00famero y te llamamos.”<\/p>\n
Las versiones avanzadas permiten crear un \u00e1rbol de opciones: “Pulse 1 para ventas. Pulse 2 para soporte. Pulse 3 para administraci\u00f3n.” Cada opci\u00f3n puede redirigir a un n\u00famero diferente o a un buz\u00f3n de voz espec\u00edfico.<\/p>\n
Los mensajes de voz se almacenan en la nube y se env\u00edan por email como archivo de audio o como transcripci\u00f3n de texto. Puedes escucharlos desde cualquier dispositivo.<\/p>\n
Puedes configurar el contestador para que se active solo fuera del horario laboral, durante fines de semana o siempre que un n\u00famero est\u00e9 ocupado.<\/p>\n
El contestador autom\u00e1tico tiene un problema fundamental: la mayor\u00eda de las personas que llaman a una empresa no dejan mensaje.<\/p>\n
Estudios de comportamiento del consumidor llevan a\u00f1os mostrando el mismo patr\u00f3n: entre el 60% y el 80% de los llamantes que llegan a un contestador cuelgan sin dejar mensaje. La raz\u00f3n es simple: una grabaci\u00f3n no les da lo que buscan, que es hablar con alguien.<\/p>\n
Esto no es un fallo t\u00e9cnico. Es un comportamiento humano. Cuando alguien llama a una cl\u00ednica para pedir una cita, a un despacho para consultar un asunto o a un aut\u00f3nomo para contratar un servicio, quiere respuesta inmediata, no una promesa de que alguien le llamar\u00e1.<\/p>\n
Situaciones donde el contestador no funciona:<\/strong><\/p>\n El contestador tiene sentido como complemento (para llamadas fuera de horario, para cuando la l\u00ednea est\u00e1 ocupada), pero no como soluci\u00f3n principal para gestionar la atenci\u00f3n telef\u00f3nica de un negocio.<\/p>\n Cuando el volumen de llamadas perdidas o los mensajes sin respuesta empiezan a costar oportunidades reales, la soluci\u00f3n es poner una persona al otro lado.<\/p>\n El contestador autom\u00e1tico virtual es una herramienta \u00fatil como complemento: registra llamadas fuera de horario, organiza mensajes y cuesta poco. Pero no sustituye a una persona que atiende cada llamada con el nombre de tu empresa y la capacidad de gestionar lo que el cliente necesita.<\/p>\n\n
\u00bfCu\u00e1ndo dejar de depender del contestador?<\/h2>\n
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\n \nCriterio<\/th>\n Contestador autom\u00e1tico<\/th>\n Telesecretaria virtual<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n \n Responde con voz humana<\/td>\n No<\/td>\n S\u00ed<\/td>\n<\/tr>\n \n Recoge datos del cliente<\/td>\n Solo si deja mensaje<\/td>\n Siempre, en tiempo real<\/td>\n<\/tr>\n \n Gestiona agenda<\/td>\n No<\/td>\n S\u00ed<\/td>\n<\/tr>\n \n Filtra urgencias<\/td>\n No<\/td>\n S\u00ed<\/td>\n<\/tr>\n \n Tasa de abandono de llamada<\/td>\n Alta (60\u201380%)<\/td>\n Baja<\/td>\n<\/tr>\n \n Protocolo personalizado<\/td>\n Limitado<\/td>\n Total<\/td>\n<\/tr>\n \n Coste<\/td>\n Bajo o incluido<\/td>\n Desde 12\u20ac\/mes<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n